Как контролировать долги клиентов в мебельном магазине

Мебель редко оплачивают сразу целиком: клиент вносит аванс, а остаток платит при доставке или в течение нескольких месяцев. Продажи от этого растут, но если долги вести как попало, часть прибыли так и остаётся у клиентов. Разберём, как записывать долги и как их возвращать.

1. Каждый долг — привязан к заказу

Записи «Каримов — 2 млн долг» недостаточно. Через пару месяцев никто не вспомнит, за какую мебель, когда и на каких условиях. По каждому долгу записывайте:

за какой заказ — товар и общая сумма;
сколько внесено аванса и когда;
остаток и срок его оплаты;
кто принял деньги — продавец или менеджер.

2. Записывайте частичные оплаты отдельно

Клиент гасит долг частями: сегодня 1 млн, в следующем месяце 500 тысяч. Записывайте каждую оплату отдельно, с датой и суммой, а не только новый остаток. Если клиент скажет «я платил больше», вы покажете каждый платёж.

Записывает тот, кто принял деньги. Если три разных продавца приняли три платежа, а записал только один, учёт развалится.

3. Делите долги по срокам

Свежий долг и долг, который не платят три месяца, — разные вещи. Разделите должников по срокам:

срок ещё не наступил;
просрочка до 30 дней;
больше 30 дней — им звонят в первую очередь.

Сделайте привычкой раз в неделю просматривать список. Чем дольше висит старый долг, тем труднее его вернуть.

4. Напоминайте вежливо

Большинство клиентов не платят не со зла — они просто забывают. Часто хватает короткого вежливого напоминания: сколько осталось и как можно оплатить. Если напомнить за несколько дней до срока, просрочек станет меньше.

Если клиент не может заплатить вовремя, договоритесь о новом сроке и запишите его. Устное обещание забывается, записанное — нет.

5. Установите правила до продажи в рассрочку

Большинство проблем с долгами начинается в момент продажи. Заранее задайте простые правила для магазина:

минимальный аванс — например, половина суммы заказа;
максимальный срок оплаты остатка;
не давать новую рассрочку, пока не закрыт старый долг;
на крупные суммы — письменная договорённость с клиентом.

6. Ведите и свои долги поставщикам

Долги бывают не только у клиентов. Если мебель или материалы взяты под реализацию или в долг, нужно знать, кому и сколько должны вы. Иначе деньги клиентов уйдут одному поставщику, а срок другого вы пропустите.

7. Когда тетради уже не хватает

Пока должников десять, тетрадь справляется. Когда их пятьдесят, из неё уже не видно, кто просрочил, кто платил частями и сколько всего денег сейчас у клиентов.

В Mebelim аванс, частичные оплаты и остаток записываются в каждом заказе, список должников собирается сам, а долги старше 30 дней видны отдельным фильтром. Выбранным клиентам можно отправить SMS-напоминание по готовому шаблону. Контроль долгов есть и на тарифе FREE.